“在会展业界有一些比较知名的演讲人,行业内大会都会邀请……”“同样一群人,在不同的地方,上台讲着同样的话题……”一个圈子不大、专家有限、活动多多的行业,“如何把活动做得有吸引力,有可持续性,有卖点?”是每一位会展行业活动组织者和参与者都关注的问题。业界一位资深人士在为学习型会展组织者活动进行演讲筹备时曾真诚地表示:“我一定要对的起大家的时间。”

　　可以说,请对演讲人并引导他们分享受众最关注的新观点,是一个行业活动成为品牌活动不可替代的保障,也是活动组织者对行业认知、走向和需求把握能力最直观的体现。“作为行业中的知识服务提供商,在长期授课的过程中,我知道受众期盼什么,因此能够很敏锐的在结构上、角度上甚至现场互动技巧上给演讲人提出建议。”将于8月11-12日举办的“学习型会展组织者交流大会”策划人马国宜在接受会展中国采访时表示。

　　如何进行演讲者“有效管理”?

　　“在第一轮沟通的时候,通常来说我会和演讲人见面,提炼出这一次演讲的要点,告诉演讲人他们演讲的价值,让他们充分重视并把握住这个机会,为大家呈现精彩的演讲。”马国宜告诉会展中国,“第二轮沟通是提醒,也是管理,从演讲方式、演讲内容两方面给演讲人提要求。”

　　马国宜表示,“对一个会议来说,几个人在台上讨论,或者一个嘉宾在台上讲,都是内容的呈现方式。我们倡导适当组合保持多元性,但是个人演讲应占较大比例。并且在会前会议组织者和演讲者必须要有沟通,这个沟通是基于策划人对行业的了解,以及在调研过程中发现的与会者关注点。我们用这样一个流程确保参会者来了以后,听的东西确实是对他有用的。”

　　“在会展业界有一些比较知名的演讲人,各个大会都会邀请。虽然他们不是第一次演讲,但如果我们仍觉得他今年的一些新做法、新想法会对大家很有价值,那我们就会协商,让他在大会上从新的角度进行演讲,或是对演讲内容进行升级。我觉得作为一个大会,它的价值在于对行业的引领作用,就是带着大家看的更长远、看的更广、更深。”

　　在谈到如何处理演讲者临时变更时,马国宜表示,“ 遇到演讲人临时通知不能出席的情况,因为一直保持持续沟通,我们可以及早应对。今年大会我补充上的分享者有hofo的联合创始人,她会分享hofo从连续两届服务淘宝造物节、连续三年服务极客公园创新大会等活动中收获的策划体验。此外还有通联国际的负责人来分享与行业深度融合的做法及价值,这两个话题都非常棒。在这一点上,我的感受是,通过流程管理和积极的态度,我们可以尽量降低不利影响,确保活动的一贯品质。”

　　认真地当个演讲人也是一次自我总结、理论升华的过程

　　对于参与大会的演讲人来说,他个人能得到以下收获:一、提炼整理自己的经验,让思路更清晰;二、可以学习到演讲人管理流程及模板;三、可以在内容结构、表现形式方面得到更好的建议,关于如何做一场令人印象深刻的商业演讲。对于他们所在的公司来说,也有利于建立好的品牌形象,拓展伙伴关系。从更深层次来说,分享并和大家一起进步,这对许多人来说本身就是一种快乐!

　　“今年我和演讲嘉宾之一——CES亚洲执行董事李伟第一次约谈时,我们在沟通中一起商讨演讲角度,书面总结内容要点。之后如同每年做例行的指南、提醒,在会前4周他就发来第一稿。随即又约我沟通,我提供建议,他谦虚的调整了内容再次发来。在这个过程中我感受到认真的态度是互相影响的,会展组织者特别懂得彼此,李总说,‘如果我答应了你,就一定要做好。我很懂演讲人不能出席时主办方的感受。’”

　　马国宜表示,这样认真负责的演讲者非常多,例如中联慕尼的董事会主席彭庆芝,她往年为演讲筹备时曾说过,“我一定要对的起大家的时间。” 又如,成都世纪城新国际会展中心总经理左霖在活动主持人时,会提前两周就写稿,并和活动策划人保持电话沟通,做好充足的筹备工作。在新技术应用思路方面,中国畜牧业协会副秘书长刘强德带领的会展部团队在整个行业都是首屈一指的,如果大会涉及到技术应用方面的话题,刘强德总是最早被考虑到的演讲人。但是演讲内容不能每年一样,所以就很明确的提出必须是过去一年的新体会,是升级版的内容,而不能和以前一样。

　　“重要的是通过流程、通过主办方表达的信息,让大家觉得这个活动值得被这样对待。一旦主办方通过自己的行动和流程激发了演讲人来认真对待,那么结果就会皆大欢喜。”马国宜表示。

　　演讲者:贴心和专业体现组织者对活动的责任感

　　“在从接受邀请到最终分享的整个沟通过程中,马老师给我的印象就是贴心和专业。在沟通方式上,她非常注重受邀人的感受并且做了有效沟通,先后通过微信、电话、邮件等方式进行联络和确认,每次都很好地顾及了我当时的事务和安排。”今年的演讲嘉宾——科印传媒会展部总经理刘轶平告诉会展中国。

　　“作为一个活动组织者,更打动我的是马老师的专业性。她了解同行想听什么、该听什么,能在有限的时间内选出最有意义的内容。”刘轶平表示,“首先,她对内容有目标、有要求。当时马老师先谈了她感受到我们公司今年组织活动的一些变化,听了我的思路之后,才提出邀请我来分享给同行,这是对演讲内容定位的第一步。之后她很好地定义和规范了我的演讲范围,提炼了题目,这对我很有帮助。其次,马老师很善于对时间点进行把控,她为所有演讲者提供了一份《会展交流日演讲筹备指南》,不仅内容细致实用,按照所列提纲来写稿时间恰到好处,并且还预留了修改建议的时间,让我印象深刻。”

　　“上周马老师发了一封提醒邮件,里面特别提醒有两位演讲人发生变化。我们也时常遇到演讲人临时变更的情况,基本就是默默接受和更改。但马老师的处理方式更高一层,她把这种变化告知参会者,并且接受可能带来的赞誉或者抱怨,这种心态和处理方式特别好,让我感受到了组织者对活动的责任感和对参会者的尊重。”刘轶平说,同为会展活动组织者,她在这个当“准”演讲人的过程中,就学到了对演讲人管理的最有效的方法。